Jakie są najczęstsze błędy podczas wystawiania faktur i jak ich unikać?

Życie właścicieli firm to ciągła walka z czasem (klienci, projekty do skończenia itd.). To wszystko sprawia, że nie ma zbyt wiele czasu na formalności takie jak np. wystawianie faktur. Dlatego też ta czynność musi być jak najkrótsza i w 100% poprawna.

Natomiast brak czasu i używanie MS Excel lub Word do fakturowania sprawia, że podczas wystawiania faktur popełniamy najczęściej następujące błędy:

• duplikowanie numerów faktur – faktury z tym samym numerem

• zła data wystawienia faktury (często zapominamy zmienić)

• niezmienione dane klienta (często dane z poprzedniej faktury)

• źle wystawiona suma należności (gdy nie ma automatycznej kalkulacji)

• błędy literowe podczas ciągłego wpisywania produktu lub usługi

Większość z tych błędów jest niedopuszczalna w księgowości – trzeba robić korektę jak najszybciej (jeśli oczywiście my lub księgowa zauważy nasz błąd). Takie błędy mogą mieć poważne konsekwencje podczas kontroli z HM Revenue.

Dlatego warto zastanowić się nad wyeliminowaniem takich błędów. Z pomocą przychodzą nam programy do fakturowania.

Zalety programu do fakturowania

Po pierwsze, pozwala zaoszczędzić czas na ręczne spisywanie wszystkich danych potrzebnych do faktury. Umożliwia on tworzenie własnych baz usług, towarów i odbiorców. Dzięki temu możemy szybko użyć wszystkich danych zapisanych wcześniej przez nas w bazie. Warto wspomnieć o możliwości indywidualnego ustalania cen (brutto i netto) za określoną usługę, przez co wszystkie kalkulacje przeprowadzane są automatycznie.

Po drugie, można wystawiać wiele rodzajów faktur – z VAT-em, bez VAT-u, korygujących czy też proform. Ponadto, możemy też zapisać stworzoną fakturę do pliku w formacie PDF, dzięki czemu możemy taką fakturę przesłać klientowi poprzez email.

Przykładowym programem do fakturowania jest np. Magic UK Invoice. Program ten dostępny jest do ściągnięcia ze strony www.BiuroRachunkowe.co.uk całkowicie za darmo. Warto zaznaczyć, że program jest całkowicie darmowy i w pełni funkcjonalny!

Program posiada wiele zalet: tworzenie faktur bez VAT-u i z VAT-em, dostosowany jest całkowicie do rynku brytyjskiego (czego wielu programom brakuje), posiada kontrolę numeracji i daty (co pozwala uniknąć wielu błędów), generuje faktury od razu w PDF, nie trzeba go instalować oraz można go używać na pendrive, a dodatkowo jest łatwy w obsłudze i posiada polską wersję językową. Dlatego też warto się zastanowić nad korzystaniem z programów do fakturowania w celu uniknięcia błędów na fakturach. W ten sposób oszczędza się czas i nerwy w księgowości.