Jak założyć firmę w Holandii?

Jeśli zastanawiamy się nad założeniem firmy w Holandii, powinniśmy mieć przygotowany biznes plan i zorientować się, jakie formalności musimy załatwić. 

Firma w Holandii / fot. pixabay

Obywatele krajów UE mają dużą swobodę nie tylko w kwestii podróżowania w obrębie Wspólnoty, ale również w zakładaniu działalności gospodarczej. Jak zatem wygląda od strony formalnej założenie firmy w Holandii?

Czy trudno jest założyć firmę w Holandii?

Jeśli już mamy biznes plan i podjęliśmy decyzję o założeniu firmy w Holandii, przystępujemy do formalności. Pierwszym krokiem jest rejestracja w Holenderskim Rejestrze Firm w Holenderskiej Izbie Handlowej (KvK – Kamer van Koophandel).

Aby zarejestrować się w KvK, należy wypełnić formularz dostępny online i go wydrukować.

Wypełniony formularz powinniśmy dostarczyć osobiście (musimy umówić się telefonicznie na spotkanie z doradcą w Kamer van Koophandel – KvK) w urzędzie.

Jakie dokumenty potrzebne są do rejestracji firmy?

Aby zarejestrować firmę w Holandii potrzebne nam będą następujące dokumenty: ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport), a także umowa najmu lokalu (w przypadku gdy adres prowadzenia firmy jest inny niż nasz adres zamieszkania).

Urząd Skarbowy i konto firmowe

Przy rejestracji firmy nie musimy wysyłać osobnego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego. Zrobi to za nas KvK i wyśle w naszym imieniu zapytanie o numer BTW a także numery rozliczeń.

Nie jest też konieczne otwieranie konta firmowego, jednak ze względu na wygodę, warto to zrobić, aby rozdzielić wydatki firmowe i prywatne. Ponadto lepiej tak uczynić na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego.

Firmowe konto bankowe zgłaszamy do Urzędu Skarbowego za pomocą formularza online.

Postanowiliśmy również zadać parę istotnych pytań dotyczących założenia firmy w Holandii ekspertce w tej dziedzinie, Agnieszce Szulc prowadzącej w tym kraju nowoczesne i profesjonalne biuro rachunkowe AMS:

Dlaczego warto skorzystać z pomocy biura księgowego przy zakładaniu firmy w Holandii?

Zanim zdecydujemy się założyć firmę w Holandii, warto znać pewne zależności, które wpływają na to, czy prowadzenie biznesu jest opłacalne. Jedną z nich jest czas, czyli faktyczny moment rejestracji firmy w KvK. Przykładowo: osoba zakłada firmę pod koniec roku kalendarzowego i chciałaby skorzystać z ulgi dla samozatrudnionych.

Niestety nie może tego zrobić, bo nie spełniła wymogu poświęcenia na rzecz swojej firmy 1225 godzin (w tym przeznaczonych na networking, marketing, szkolenia, reklamę itd.). Zapłaci więc wyższy podatek. W tym przypadku korzystniej byłoby odczekać parę miesięcy i otworzyć firmę w styczniu. Oczywiście na taką ocenę wpływa wiele czynników, ale to jest jeden z przykładów, kiedy nieznajomość zależności odbija się na finansach. Wydatek poniesiony na konsultację ze specjalistą może zwrócić się wielokrotnie.

Ponadto należy pamiętać, że podstawą prowadzenia biznesu są finanse. Bez nich firma nie przetrwa. Zanim przejdziemy z etatu na samozatrudnienie, powinniśmy się dobrze przygotować, żeby mieć pewność, że jest to dla nas korzystne: wyliczyć podatek, marżę, jak też swoją stawkę godzinową, co wcale nie jest proste dla nowych przedsiębiorców.

Korzystając z pomocy biura księgowego, zyskujemy pewność, że dobrze wszystko przekalkulowaliśmy.

Warto wziąć pod uwagę jeszcze inne aspekty związane z prowadzeniem swojego biznesu, takie jak emerytura, zabezpieczenie w przypadku choroby itd. – i tu konsultacja ze specjalistą może mieć niebagatelne znaczenie.

Aby nie podjąć złych decyzji oraz być świadomym praw i obowiązków wynikających z bycia przedsiębiorcą w Holandii, warto przed założeniem firmy umówić się z profesjonalistą. Dzięki temu jako świadomy przedsiębiorca zyskasz lekkość w prowadzeniu biznesu i będziesz solidnie przygotowany do sprawnego pokonywania przeciwności losu.

Czy można zarejestrować firmę w Holandii bez meldunku w tym kraju?

Jest to oczywiście możliwe w konkretnych sytuacjach. Najprostszą jest ta, kiedy mieszkamy w Holandii i tu prowadzimy działalność gospodarczą. Zgłoszenie wniosku rejestracji w KvK, czyli rejestrze firm możemy dokonać częściowo online, a dokańczamy weryfikacją dokumentacji fizycznie w oddziale KvK. Jest ona płatna a jednorazowy koszt to w roku 2024 €80,10. Wcześniej musimy postarać się o nadanie nam niezbędnego w tej procedurze podpisu elektronicznego DigiD, co także można zrobić przez Internet i nie jest do tego wymagany meldunek na terytorium Holandii.

Pozostałe dokumenty, których potrzebujemy, to: ID – dowód tożsamości (najlepiej dowód osobisty albo paszport, nie zawsze prawo jazdy zagraniczne jest uznawane za dowód tożsamości), następnie numer obsługi obywatelskiej (RNI – odpowiednik PESEL), który otrzymujemy po rejestracji w Rejestrze Nierezydentów, oraz dokument potwierdzający adres zamieszkania, np. oryginał wyciągu z rejestru ludności cudzoziemskiej gminy, ważny przez jeden miesiąc.

Jeżeli nasz adres korespondencyjny firmy różni się od adresu zamieszkania w Holandii, przed rejestracją musimy przygotować jeszcze kopię umowy najmu, kupna lub dzierżawy lokalu podpisaną przez obie strony.
Nieco inaczej będzie wyglądać rejestracja firmy, gdy mieszkamy na obszarze graniczącym z Holandią (w Belgii lub Niemczech), a nasza działalność gospodarcza odbywa się w Holandii.

Wówczas przede wszystkim musimy wykazać, że strukturalna, fizyczna działalność przedsiębiorcza ma miejsce w Holandii. Poza tym konieczna jest rejestracja w Rejestrze Nierezydentów (RNI), gdzie podajemy swój zagraniczny adres zamieszkania, który będzie również adresem korespondencyjnym firmy. Ważne, aby adres w RNI pokrywał się z aktualnym adresem zameldowania.

Dalsze kroki rejestracji są takie same jak w przypadku zamieszkania na terytorium Holandii. Po zarejestrowaniu firmy w KvK staje się ona widoczna dla holenderskich organów podatkowych. One zdecydują, czy otrzymamy holenderski identyfikator VAT. I w tym momencie, jeśli wcześniej tego nie zrobiliśmy, warto skontaktować się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym, aby dowiedzieć się, w którym kraju lub krajach powinniśmy płacić podatek.

Ponadto biuro księgowe może pomóc w dopełnieniu innych, szczegółowych formalności. Możemy np. zostać poproszeni o przedstawienie dokumentów potwierdzających, że działalność, którą prowadzimy, jest zrównoważona.

Oczywiście zdarzają się jeszcze inne niż omówione sytuacje, kiedy jest możliwość rejestracji firmy w Holandii bez meldunku. Najczęściej są one skomplikowane, jednostkowe i wymagają dobrej znajomości przepisów prawa oraz doświadczenia.

Wtedy warto jednak zacząć od spotkania ze specjalistą, który zanalizuje nasz indywidualny przypadek, pomoże skrócić i uprościć konieczne procedury, a przede wszystkim doradzi i dopilnuje, abyśmy nie musieli dwa razy chodzić w to samo miejsce czy dwa razy robić tego samego, a nawet odbijać się od ściany do ściany, bo jak wiadomo, czas to pieniądz.

Dane kontaktowe biura:

www.ams-service.nl

[email protected]

tel. +31252862633