Programy księgowe dla osób samozatrudnionych – na co zwrócić uwagę wybierając taki program?

Fot. Getty

Self Employed

Specjalny program księgowy może znacznie ułatwić życie każdej osobie, która samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą. Nawet osobom, które pracują na własny rachunek i które nie mają dodatkowych pracowników do opłacenia.

Dobry program księgowy to podstawa funkcjonowania każdej, jednoosobowej działalności gospodarczej. Odpowiedni program księgowy to nie tyle luksus, ile zwyczajna konieczność. Szukając stosownego oprogramowania księgowego dla swojej małej firmy należy pamiętać, że nie wszystkie aplikacje są sobie równe. Niektóre aplikacje są bardziej odpowiednie dla osób samozatrudnionych (self-employed), a inne dla małych firm, które zatrudniają kilku pracowników. To, jaki program księgowy jest najlepszy dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność na własny rachunek w ramach self-employment zależy ponadto od tego, jaką posiada on działalność i jakie funkcje są dla niego najważniejsze na wszystkich szczeblach księgowości. Jest jednak kilka kwestii, na które musi zwrócić uwagę każda osoba self-employed, a są to: koszt, łatwość użytkowania i dodatkowe cechy programu. 

• Zobacz też: HMRC daje samozatrudnionym więcej czasu na dokonanie rozliczenia podatku. Powodem jest kolejna fala Covid-19

Koszt programu księgowego

Koszt to prawdopodobnie najważniejsza rzecz, na jaką zwraca uwagę przedsiębiorca przymierzający się do prowadzenia działalności na własny rachunek. Osoba self-employed musi sobie odpowiedzieć na pytanie, czy rzeczywiście potrzebuje korzystać z wszystkich oferowanych w ramach programu funkcji (czy może np. ograniczyć pakiet tych funkcji do podstawowego), a także na przykład, czy stać ją na zapłacenie za dodatkową pomoc techniczną, czy lepiej, aby ta pomoc była już wliczona w koszt aplikacji. 

Łatwość użytkowania programu księgowego

Łatwość użytkowania jest rzeczywiście niezwykle ważną kwestią przy wyborze programu księgowania, choć, należy pamiętać, że jest to kwestia nadzwyczaj subiektywna. A zatem warto jest posłuchać dobrych rad w zakresie wyboru takiego programu, ale ostateczną decyzję każdy przedsiębiorca musi podjąć sam, ponieważ tylko on będzie wiedział, czy dane oprogramowanie rzeczywiście mu służy. A biorąc pod uwagę, że każda osoba self-employed spędzi na korzystaniu z danej aplikacji mnóstwo godzin, to dobrze by było, aby czuła się w trakcie tej czynności zwyczajnie  komfortowo. Najlepszym sposobem na ustalenie, czy dana aplikacja nam pasuje, jest pobranie jej wersji demonstracyjnej (demo) i przetestowanie jej. 

• Nie przegap: Firma energetyczna doradziła klientom w UK „przytulanie zwierząt”, żeby się ogrzać tej zimy. Teraz przeprasza

Dostępne funkcje programu księgowego

Każdy program księgowy powinien zawierać funkcję podwójnego zapisu, dobry system wsparcia i łatwe fakturowanie. Jeśli zaś chodzi o dodatkowe funkcje, to ich wybór zależy już od każdego z osobna. Wśród takich funkcji znajdują się m.in.:

• integracja z kontem bankowym;
• niestandardowe fakturowanie z możliwością budowania marki;
• śledzenie czasu, w tym licznik czasu na pulpicie;
• zarządzanie projektami;
• zarządzanie zakupami;
• szacunki i propozycje dla klientów;
• zarządzanie płatnościami;
• integracja z innymi aplikacjami;
• opcje wsparcia na żywo;
• zarządzanie przepływem pracy;
• śledzenie wydatków;
• projekty i karty czasu pracy;
• transakcje cykliczne;
• aplikacja mobilna na urządzenia z systemem iOS i Android;
• zaawansowane funkcje, takie jak możliwość zamykania okresu i cykliczne zapisy księgowe;
• oferty i zamówienia sprzedaży;
• wpływy gotówkowe;
• zarządzanie zapasami;
• zarządzanie zapasami w wielu lokalizacjach 
• integracja z e-commerce 
• oferty klientów;
• przedpłaty klientów
• śledzenie podatku od sprzedaży